Viết email là một kỹ năng vô cùng quan trọng và cần thiết cho công việc và lợi ích cá nhân của bạn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho các bạn những bước cơ bản để hoàn thành một bài viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp!
Các quy tắc cần nhớ khi viết email bằng tiếng anh
Việc đầu tiên bạn cần làm là phải tìm hiểu và nắm rõ quy tắc khi viết email bằng tiếng Anh, tham khảo ngay những yếu tố quan trọng dưới đây để không mắc sai lầm nhé.
Tiêu đề email
Đây là thông tin đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy được, nếu như để sai sót ngay ở phần này thì có khả năng email của bạn sẽ bị người ta ngó lơ thậm chí là xóa đi.
Vì vậy ở phần tiêu đề của một bài viết email bằng tiếng Anh, thông tin cần phải rõ ràng, chính xác, nó cần phải khái quát được phần nội dung chính một cách gọn gàng nhất.
Văn phong
Không cần quá phức tạp và dài dòng, một email viết bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là một email sử dụng những cấu trúc, câu từ đơn giản và súc tích. Khi viết trong email nên chia thành những phần riêng biệt, tránh viết liền mạch để đối phương có thể tìm được ý chính và hiểu đúng trọng tâm.
Ngoài ra, đúng chính tả và cấu trúc là một phần vô cùng quan trọng khi viết email để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Để tăng thêm độ chính xác, các bạn có thể tham khảo tìm mua tài khoản Grammarly Premium tại LucidGen.com để kiểm tra và sửa những lỗi như đã nói ở trên.
Tính lịch sự khi viết email
Khi viết email bằng tiếng Anh, đừng quên thể hiện sự biết ơn và những câu từ thể hiện tính lịch sự của bản thân. Viết email bằng một ngôn ngữ khác đồng nghĩa với việc chúng ta đang tiếp cận với một nền văn hóa và những thói quen khác, vậy nên đừng quên về vấn đề này nhé.
Bố cục chuẩn của một bài viết email bằng tiếng Anh
Khi đã rõ các quy tắc bạn cũng nên cần tìm hiểu thêm về bố cục để viết ra được một email hoàn chỉnh nhất. Theo dõi phần dưới để biết cách viết email bằng tiếng Anh theo đúng bố cục chuẩn nhé.
Phần giới thiệu
Phần giới thiệu của email sẽ được bắt đầu bằng nhiều cách khác nhau phụ thuộc vào mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Tuy nhiên, lúc nào phần này cũng sẽ phải bắt đầu bằng một lời chào. Ví dụ như:
-Dear Mr/Mrs/Ms (họ của người nhận, VD: Mr Black)
-Dear Sir/Madam (khi mà bạn không xác định được người nhận là ai)
Sau khi đã gửi lời chào, bạn hãy giới thiệu qua bản thân một cách ngắn gọn và đi vào vấn đề về lí do bạn viết email, bạn có thể viết theo các mẫu dưới đây:
-I am writing with regard to… (tiêu đề email)
-I am writing in connection with… (tiêu đề email)
-I am writing in reference to…
Nếu như bạn viết email với mục đích gửi thông tin, bạn có thể viết như sau:
-I am writing to let you know…
-I am delighted to tell you… (nếu bạn thông báo về một tin tốt)
-I regret to inform you that… (nếu bạn thông báo về một tin xấu)
Ngược lại, nếu bạn đang ở vị trí viết email để trả lời, bạn có thể viết:
-I am writing in response to…
-I am writing in reply to…
-I am writing to thank you for… (trong trường hợp bạn cần cảm ơn đối phương)
Phần nội dung chính
Nội dung email không bị gò bó bởi bất kì công thức hay cấu trúc viết nào vì nó sẽ phải phù hợp với từng trường hợp với bạn khi viết.
Các nội dung trong email nên được chia thành các đoạn văn ngắn để viết quá liền mạch gây khó đọc, khó hiểu. Về phần để kết thúc email có nhiều cách khác nhau để viết lời mời cuối cùng, chẳng hạn như:
-Thank you in advance
-Thanks for your attention
Phần kết
Về phần kết của một bài viết email bằng tiếng Anh, sẽ có những cách phổ biến như:
-Best regards
-Kind regards
-Yours faithfully (trong trường hợp bạn bắt đầu email bằng ‘Dear Sir/Madam’)
-Yours sincerely (trong trường hợp bạn bắt đầu email bằng ‘Dear Mr/Mrs/Ms)
-Regards
Một số lưu ý nhỏ khi viết email bằng tiếng Anh
Chú ý một số điều được nêu dưới đây để có thể hoàn thành một bài viết email bằng tiếng Anh một cách hoàn thiện và tránh các sai sót không đáng có nhé.
Tránh việc đặt tên tiêu đề không rõ ràng
Những tiêu đề quá ngắn hay là không có rõ mục đích (VD: Hello, hi) sẽ dễ bị bỏ qua vì đối phương cho rằng email này không quan trọng. Hoặc với những tiêu đề có tính cảnh báo, báo động, người nhận cũng sẽ cho rằng email của bạn là một email rác và nó có khả năng cao bị ngó lơ.
Viết email một cách ngắn gọn
Để sớm nhận được phản hồi về email của bạn, nội dung của email nên được tối ưu và viết ngắn gọn, súc tích nhất có thể. Một email chuyên nghiệp sẽ chỉ chứa đựng những thông tin quan trọng và cần thiết. Các đoạn văn cũng nên được phân chia rõ ràng để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt ý chính.
Dùng hình ảnh để minh họa vấn đề khi có thể
Khi bạn muốn miêu tả về một vấn đề hay lỗi gì đấy, chỉ với những câu từ thôi thì có thể khiến người đọc bị rối. Vậy nên chúng ta có thể đơn giản hóa điều này bằng cách kèm theo hình ảnh minh họa. Với cách này, đối phương có thể dễ dàng hiểu điều mà bạn đang muốn truyền đạt. A
Chỉ đính kèm Video vào email khi cần thiết
Khi đính kèm Video, điều này sẽ khiến cho dung lượng trong hộp thư của cả người gửi và người nhận nhanh chóng bị đầy. Nếu bạn thật sự muốn gửi cả Video, thì hãy tải nó lên Google Drive hoặc Onedrive, bạn có thể đính kèm những liên kết này trong email bạn muốn gửi mà không cần tốn quá nhiều dung lượng.
Lời kết
Trong thời đại phát triển như bây giờ, Tiếng Anh là vô cùng phổ biến trong cuộc sống, việc viết email bằng tiếng Anh cũng từ đó mà trở nên thường xuyên hơn. Vì vậy, để có thể hoàn thành tốt được một bài email đúng và hợp ý người nhận thì phải cố gắng tìm hiểu và sửa chữa từ bố cục cho đến từng câu chữ viết ra.
Ngoài ra, các bạn có thể mua thêm tài khoản Grammarly Premium tại Lucid Gen để chỉnh sửa lỗi, kiểm tra đạo văn hay xem thêm các đề xuất để việc viết email trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Trên đây là các cách viết email bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp cho người mới bắt đầu. Nếu bạn còn có vấn đề gì đang còn băn khoăn, thắc mắc thì hãy để lại bình luận để được chúng tôi giải đáp nhé.
