Tổ chức sự kiện là một hoạt động nhằm tiếp cận và thu hút được nhiều hơn khách hàng tiềm năng đối với doanh nghiệp. Vậy làm sao để có một quy trình tổ chức sự kiện chuẩn? Hãy để Á Châu Event giải đáp thắc mắc này cho bạn qua bài viết sau nhé.
Tổng quan về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là gì?
Theo định nghĩa từ trang web vi.wikipedia.org thì tổ chức sự kiện hay tiếng anh là event management là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,…Thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,…Nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Vai trò và ý nghĩa của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc truyền thông và quảng bá sản phẩm, tạo niềm tin cho thương hiệu và sản phẩm đến khách hàng.
Việc tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng tiềm năng và tiếp thị cho sản phẩm của mình. Từ đó, giúp thương hiệu được nhận diện tốt hơn, mở rộng tệp khách hàng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các loại hình tổ chức sự kiện
Chúng ta sẽ thường thấy các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến như
Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ: Nhằm thu hút khách hàng tiềm năng cho sản phẩm mới, dịch vụ mới của doanh nghiệp.
Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí: Thường dành cho những người nổi tiếng nhằm ra mắt phim mới, sách mới,…
Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện: sự kiện giúp quyên góp tiền từ các doanh nghiệp hay cá nhân nhằm mục đích phi lợi nhuận, giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn.
Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng: Có thể kế đến như các hội chợ triễn lãm nông nghiệp, tổ chức bán hàng trưng bày,…
Các lễ hội, liên hoan, lễ kỷ niệm: Thường được tổ chức bởi các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp như lễ hội bánh dân gian, lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty,…
Sự kiện khai trương, khánh thành: Thường được tổ chức bởi các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp như lễ khánh thành cầu, lễ khai trương chi nhánh của doanh nghiệp,…
Tổng quan về tổ chức sự kiện
Mẫu quy trình tổ chức sự kiện chuẩn
Mỗi sự kiện sẽ có những tính chất và đặc điểm khác nhau. Do đó, quy trình tổ chức sự kiện đối với mỗi sự kiện cũng không hề giống nhau. Vì vậy, ban tổ chức cần có một kịch bản và kế hoạch chi tiết, cụ thể cho từn sự kiện.
Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện
Tìm hiểu về nhu cầu của đơn vị muốn tổ chức sự kiện và hình thức mà đơn vị muốn tổ chức sự kiện.
Cần tìm hiểu và ra được các thông tin cụ thể về: thời gian, địa điểm, ngân sách của doanh nghiệp, nhân sự,…Để từ đó ra được ý tưởng phù hợp cho sự kiện.
Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện.
Thiết kế và in ấn các ấn phẩn cho sự kiện.
Tiến hành truyền thông đa nền tảng cho sự kiện sắp diễn ra.
Vận chuyển các thiết bị cho sự kiện đến nơi tổ chức.
Hoàn tất lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng,…cho sự kiện.
Lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện
Giai đoạn diễn ra sự kiện
Trong quá trình diễn ra sự kiện, ban tổ chức sự kiện cần tiến hành đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện. Tổ chức quản lý và điều phối trong quá trình diễn ra sự kiện. Phục vụ thực đơn ăn uống, phục vụ lưu trú và vận chuyển trong thời gian diễn ra sự kiện. Đội hậu cần thực hiện các công việc phía sau chương trình và hỗ trợ xử lý các sự cố khi cần.
Giai đoạn diễn ra sự kiện
Kết thức sự kiện
Sau khi kết thúc sự kiện, ban tổ chức tiến hành giải quyết các công việc sau sự kiện như: Quảng bá sự kiện qua những hình ảnh thu thập, hoàn tất thanh toán cho các nhà cung ứng sự kiện, chăm sóc hỏi thăm khách hàng và nhờ khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ để nâng cao chất lượng và các sự kiện sau.
5 lý do nên chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Có rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm hơn việc thuê trọn gói đơn vị tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc tự tổ chức sự kiện cũng mang đến thành công. Dưới đây là 05 lý do mà bạn nên lựa chọn công ty tổ chức sự kiện cho hoạt động doanh nghiệp mình.
Đảm bảo về chất lượng và an toàn khi diễn ra chương trình
Với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của mình các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn lên kế hoạch, kịch bản, ý tưởng và chủ đề cho sự kiện một cách kỹ càng và tối ưu. Quy trình tổ chức sự kiện sẽ được công ty sự kiện lên đúng theo nhu cầu mà bạn mong muốn, giúp sự kiện lên đúng theo kế hoạch ban đầu.
Giảm áp lực, tiết kiêm thời gian cho đơn vị tổ chức
Đối với một sự kiện lớn những người tổ chức sự kiện của doanh nghiệp sẽ chịu áp lực rất nặng nề, làm sao để với ngân sách doanh nghiệp chi trả có thể tổ chức được sự kiện thành công, ai tham gia cũng đều vui vẻ và không có bất cứ một phàn nàn nào? Điều này thật sự rất khó. Ngoài ra, kết thúc các sự kiện họ còn phải thực hiện các công việc chuyên môn của mình, do đó việc thuê công ty sự kiện sẽ giúp giảm áp lực và giảm thời gian cho đơn vị tổ chức.
Ban tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp chịu áp lực nặng nề khi phải tổ chức một sự kiện lớn tại công ty
Tiết kiệm chi phí
Đối với công ty tổ chức sự kiện sẽ có sẵn các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, các dụng cụ phù hợp cho từng sự kiện. Nên khi thuê công ty tổ chức sự kiện doanh nghiệp sẽ chi trả một khoản thấp hơn nhiều so với việc phải tự đi thuê bên ngoài.
Quảng bá hình ảnh
Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng dựa trên các phương tiện truyền thông, xã hội.
Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời
Công ty tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp họ biết cách xử lý các sự cố một cách nhanh chóng do đó sẽ giúp giảm rủi ro và khắc phục kịp thời khi có sự cố xảy ra.
Á Châu Event – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp
Qua 05 lý do trên hy vọng giúp bạn hiểu được lợi ích khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện. Một sự kiện thành công ngoài một ý tưởng và chủ đề hay bạn cần phải chọn được đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng nhằm đảm bảo chất lượng và an toàn trong quá trình diễn ra sự kiện.
Lễ khởi công dự án diễn ra tại Đông Anh do Á Châu Event tổ chức
Á Châu Event được thành lập từ năm 2008 với đội ngũ nhân viên, chuyên viên chuyên nghiệp cùng nhiều năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Chúng tôi đã và đang nỗ lực hết mình nhằm mang đến những trải nghiệm thú vị cho khách hàng trong dịch vụ tổ chức sự kiện như:
Tư vấn miễn phí địa điểm, cách tổ chức Gala Dinner cho quý khách hàng.
Cung cấp, cho thuê PG, lễ tân, người mẫu phục vụ sự kiện
Cung cấp nhân sự như: PG, MC, ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng, người mẫu, nhóm múa, nhóm nhảy, ban nhạc phục vụ sự kiện Gala Dinner.
Âm thanh, ánh sáng thiết bị sự kiện luôn sẵn có trong kho cho thuê với mức giá rẻ.
Đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp, kinh nghiệm trong nhiều sự kiện
Xử lý các vấn đề về xin phép, cấp giấy phép, thủ tục pháp lý liên quan
Hợp đồng nhanh gọn, đơn giản, có thể gặp trực tiếp để dễ dàng trao đổi thống nhất cũng như đưa ra phương án hợp lý nhất theo yêu cầu của khách hàng.
Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói như: Tổ chức sự kiện khai trương, tổ chức lễ khởi công, tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm,…Sự kiện thành công của khách hàng là niềm vui và vinh hạnh của chúng tôi. Quý khách có thể liên hệ tư vấn và đặt dịch vụ của Á Châu Event qua thông tin sau.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
