Hướng dẫn cách chặn Spam mail hiệu quả

Mỗi khi nghe thông báo mail. Khi bạn tưởng tượng rằng có thể mình nhận được mail từ một người quan trọng. Tuy nhiên mỗi lần mở ra đều là spam mail – thư rác. Khiến bạn cảm thấy khó chịu và không biết phải làm thế nào. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ đến bạn cách chặn spam mail. Hãy tham khảo nhé!

1. Spam mail là gì?

Thư rác (Spam mail – mail Spam) là các thư điện tử vô bổ. Thường chứa các kiểu quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ. Chất lượng thư thường rất thấp. Người nhận Spam mail cũng thường là một danh sách rất dài gửi từ các cá nhân hay các nhóm người.

Đôi khi, nó dẫn dụ những người dễ tin. Tìm cách đọc số thẻ tín dụng và các tin tức cá nhân của họ. Tóm lại, Spam mail có thể hiểu là các thư điện tử nhàm chán, khó hiểu, gây khó chịu cho người nhận.

2. Tại sao bạn luôn nhận được spam mail?

Các mail spam thường đến từ hai nguồn sau đây:

• Từ tài khoản người có quen biết hoặc có tương tác

• Từ tài khoản người lạ

Người có quen biết hoặc tương tác

Ở trường hợp này, hoặc là đối tượng muốn quấy rối với thư rác, làm phiền bạn. Hoặc là họ quên xóa mail bạn khi gửi mail.

Thông thường, việc spam mail từ người quen biết xảy ra nhiều nhất. Khi bạn làm ở một doanh nghiệp và nghỉ việc. Những nhân viên thuộc doanh nghiệp này có thể biết (nhưng không xóa mail bạn). Hoặc họ không hề biết rằng bạn đã nghỉ việc nên tiếp tục gửi mail đến bạn.

Trường hợp này phổ biến nhất với những công ty lớn. Nhiều nhân sự gây khó kiểm soát, điều phối thông tin.

Spam mail từ người lạ

Trong hộp thư của bạn, chắc chắn sẽ có ít nhất vài spam email bất kỳ. Được gửi đến từ những người không quen biết. Họ thường là những nhà quảng cáo. Muốn lôi kéo thêm khách hàng về cho doanh nghiệp hoặc tệ hơn là lừa đảo. Những người này có thể tìm thấy địa chỉ mail của bạn thông qua:

Dự đoán: mail của bạn có thể được tìm ra thông qua những ứng dụng / phần mềm tạo địa chỉ email.

Hack: Cho dù độ bảo mật của các dịch vụ email khá là tốt. Tuy nhiên đôi khi vẫn có khả năng bị hack.

Mua data: Nếu như bạn có tham gia các chương trình bốc thăm, khuyến mãi có yêu cầu cung cấp địa chỉ mail. Khả năng cao email của bạn sẽ được sử dụng để bán thông tin cho bên thứ 3. Những người có nhu cầu sẽ mua data với các địa chỉ email để gửi thư quảng cáo.

Scraping: Có một số công cụ rà soát nội dung mail (trên website hoặc trên Facebook). Để tìm kiếm các địa chỉ mail được đăng trực tuyến.

Xem thêm: Email marketing là gì? Lợi ích mà nó mang lại

3. Cách chặn Spam mail trong gmail

Cách lọc gmail theo cá nhân

Lọc mail hoặc chặn thư rác trong gmail không khó. Bạn sẽ ngăn một người cụ thể gửi mail cho bạn. Bằng cách chặn hoặc đẩy email của họ vào một hộp thư riêng.

Cách 1: Chặn thư spam trong gmail từ một người cụ thể

Bạn sẽ chặn spam email trong gmail một người cụ thể.

• Bước 1: Sau khi truy cập vào hộp thư, hãy mở email của người mà bạn muốn chặn ra.

• Bước 2: Bạn nhấn vào biểu tượng mở rộng bên phải mail, sẽ có một list những tùy chọn hiện ra.

• Bước 3: Nhấn vào “Block + tên người dùng” để chặn mail từ người ấy

• Bước 4: Bạn chỉ cần nhấn “Block” để xác nhận.

Nếu như bạn muốn mở chặn. Nhấn vào biểu tượng mở rộng và chọn Unblock.

Một bảng xác nhận sẽ hiện ra. Thông báo rằng những email sau này của người đó sẽ hiển thị trong Inbox (hộp thư đến). Bạn nhấn Unblock để xác nhận là được.

Cách 2: Tự động lọc tin từ người gửi cụ thể

Bộ lọc mail của Gmail có thể dùng để lọc những thư của người gửi cố định.

Bước 1: Truy cập vào Inbox, nhấn vào phần mở rộng của ô search mail: nhập mail người gửi

Bước 2: Nhập email người gửi vào ô From, bạn thể điền các thông tin chi tiết khác vào những ô còn lại. Sau đó bạn nhấp vào liên kết ở bên phải: “Create filter with this search”

Bước 3: Click chọn vào những ô thích hợp cho câu hỏi.

Khi tin nhắn đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của bạn thì có những tùy chọn sau hiển thị:

• Skip the Inbox (Archive it) – Đưa vào hộp thư lưu giữ

• Mark as read – Đánh dấu đã đọc

• Star it – Đánh dấu sao

• Apply the label – Áp dụng nhãn

• Forward it (add forwarding address) – Chuyển tiếp (thêm địa chỉ bạn mong muốn chuyển tiếp)

• Delete it – Xóa email

• Never send it to Spam – Không gửi đến hộp thư spam

• Always mark it as important – Luôn đánh dấu 

• Never mark it as important – Không đánh dấu 

• Categorize as – chia loại thư (chọn hộp phân loại)

Những tùy chọn như Delete it và Skip the Inbox sẽ loại bỏ email khỏi hộp thư của bạn. Nếu như bạn vẫn mong muốn giữ chúng. Thì có thể lựa chọn Apply the label. Và bấm vào phần choose label và chọn các nhãn có sẵn hoặc tạo mới.

Bước 4: Chọn nút Create filter ở góc trái. Sẽ có một thông báo hiển thị ở trên cùng. Thông báo là hộp thư đã được tạo: Your filter was created.

Như vậy, kể từ lúc này những tin nhắn người này gửi sẽ đi thẳng vào hộp Former Employees. Bạn sẽ không thấy phải chúng nữa. Đối với các tin nhắn cũ, bạn sẽ lọc và chọn “Move to” để đẩy vào hộp Former Employees.

Cách chặn spam mail theo nhóm

Các email quảng cáo hay được gửi với số lượng lớn thông qua các phần mềm hoặc ứng dụng. Nếu email bạn có trong danh sách của họ thì email sẽ được gửi đến bạn.

Để ngăn chặn việc lợi dụng gửi thư spam này. Hầu hết các nước đều đưa rõ ra bộ luật chống spam mail. Những người gửi mail hàng loạt sẽ phải cung cấp cho người nhận quyền tùy chọn cách nhận email. Thông thường sẽ là nút Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở cuối mỗi email.

Cách chặn thư rác trong gmail, bạn có thể thực hiện theo hai bước sau đây:

• Bước 1: Dùng Unsubscribe trong ô tìm kiếm

Vì toàn bộ các email quảng cáo đều có nút Unsubscribe. Nên cách nhanh chóng là tìm kiếm nó trong ô tìm kiếm của Gmail.

Nhập chữ “unsubscribe” rồi bấm vào biểu tượng tìm kiếm

• Bước 2: Hủy đăng ký

Trong bố cụ và giao diện Gmail, có hai cách để bạn sẽ hủy đăng ký nhận email như sau:

• Cách 1: Dùng liên kết Unsubscribe

Bạn mở email và kéo xuống phần cuối cùng, ở đây sẽ có một liên kết Unsubscribe. Chỉ cần nhấn vào, làm theo chỉ dẫn hoặc chờ điều hướng trang hoàn chỉnh. Là bạn đã không còn phải nhận mail từ người này nữa.

• Cách 2: sử dụng tính năng hủy đăng ký của Gmail

Nếu như Gmail nắm rõ ràng được mail có nút hủy đăng ký. Nó sẽ hiển thị một đường link ở ngay đầu mail, gần tài khoản của người gửi. Bạn chỉ cần làm y hệt như cách 1 ở trên. Nhấn unsubscribe và thực hiện theo chỉ dẫn.

3. Cách báo cáo – ngăn chặn spam gmail

Bên cạnh những cách trên. Bạn sẽ ngăn thư rác khó chịu, không liên quan trên gmail bằng cách báo cáo chúng.

Gmail đã xây dựng nên bộ tùy chọn giải quyết nội dung mail rác. Với hệ thống thuật toán khó hiểu, giúp người dùng tiết kiệm thời gian lọc thư rác.

Các mail sẽ tự động nhận dạng và đi thẳng đến hộp spam nếu chứa những email có thông tin sau:

• Không có thông tin

• Mạo danh các doanh nghiệp nổi tiếng

• Chứa các thông tin lừa đảo về cá nhân hoặc lừa đảo về tài chính

Hoặc:

• Từ người bạn đã cố hủy đăng ký

• Có người gửi thư chưa được xác nhận

• Được bạn đánh dấu là spam mail

4. Cách khôi phục các spam mail đã xóa

Nếu như bạn vô tình gắn tag spam mail và xóa nó đi. Nhưng sau đó lại phát hiện ra mail ấy chứa nội dung quan trọng thì cũng đừng lo lắng.

Khi một mail bị bạn xóa đi, nó sẽ ở trong thư mục Trash 30 ngày mới bị xóa vĩnh viễn. Trong 30 ngày này bạn hoàn toàn có thể thực hiện các bước giúp khôi phục mail đã xóa.

• Bước 1: Truy cập vào thư mục Trash, tùy chọn bất kỳ mail bạn mong muốn khôi phục

• Bước 2: Nhấn vào nút Move ở trên và chọn Move to Inbox. Thế là thư của bạn đã được khôi phục

Xem thêm: Mua Backlink Chất Lượng – Dịch Vụ Backlink Hiệu Quả

Việc nhận được các thư rác sẽ không còn là vấn đề mà bạn luôn đau đầu khó chịu nữa. Nếu như bạn áp dụng cách chặn spam email được chia sẻ trong bài viết trên. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn quản lý hộp thư của mình hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!

Hồng Nhung – Tổng hợp (tham khảo:gtvseo, dangkyemail, azsolutions,…)